20 mẹo cho Google Docs

Gần đây bạn có dùng đến Google Docs không? Những nhà phát triển ứng dụng này đã tiến những bước rất chậm nhưng rất chắc để đưa Google Docs trở nên một bộ công cụ miễn phí và chất lượng như bây giờ, bạn nên bắt đầu nghĩ đến việc sử dụng Google Docs nếu cần thiết đi thôi.

Khác với những phần mềm trên máy như Microsoft Office, chỉ thực hiện cuộc đại update sau vài năm, Google Docs thì lại luôn luôn trong tiến trình đổi mới. Google đã giới thiệu tính năng mới, và các add-on vẫn đang tiếp tục xuất hiện trên cả Google Labs và thị trường Google Apps, cho những ai dùng Google Apps với mục đích công việc.

Hôm nay chúng tôi xin chia sẻ đến các bạn 20 "mánh" để sử dụng Google Docs dễ dàng và hiệu quả hơn, trong cả tính năng soạn thảo văn bản, bảng tính, và soạn bài thuyết trình. Tìm kiếm cùng lúc trên Google Docs và Gmail, tìm kiếm có hiệu quả trên Google Docs, lưu trữ tài liệu về máy, mở rộng không gian soạn thảo văn bản, chia sẻ tài liệu cho người ngoài, đánh dấu ngôi sao cho nhiều file cùng lúc, cách upload và xem thông tin kỹ thuật của tập tin video, sửa lỗi chính tả, chèn hình ảnh,... Bạn cần biết "mánh" nào?

1. Search Google Docs và Gmail cùng lúc

Search Gmail và Google document trong cùng một lúc, không phải là một tính năng rất tuyệt sao? May mắn là Gmail Labs đã làm được việc này. Để đến được Labs trong Gmail, chọn Settings ở trên cùng bên trái của màn hình, rồi click link Labs.

Kéo xuống cho tới khi thấy mục "Apps Search", click Enable, rồi click nút Save Changes ở trên cùng hoặc dưới cùng. Kể từ đây, bất cứ lúc nào bạn search trong Gmail, hệ thống cũng sẽ search trong documents của bạn nữa, và kết quả của Doc nằm ở dưới kết quả Gmail.

2. Search Google Docs hiệu quả

Bạn có thể tinh chỉnh search trên Homepage bằng cách sử dụng operaters. Xem ví dụ về operators.

3. Lưu trữ tài liệu trên máy

Muốn download toàn bộ documents từ Google’s servers về ổ cứng, dùng trỏ chuột rê đến file nào muốn download trên Google Docs homepage. Sau đó, chọn Actions > Download. Một hộp hội thoại sẽ hiện ra, click tab "All Items". Bạn sẽ thấy nhiều mục ở nhiều dạng tập tin khác nhau mà mình muốn download. Nếu thích quá, muốn download hết, chọn nút Download để tải về dưới dạng file .zip.

4. Mở rộng tối đa không gian soạn thảo

Để làm mất toolbar và biến không gian edit rộng ra toàn cửa sổ trình duyệt, chọn View > Hide Controls. Muốn đem toolbar trở lại, bấm Esc.

Trong Google Chrome, bạn có thể kết hợp setting này với chế độ full-screen để dành toàn bộ màn hình cho việc edit. Di chuyển chuột lên phía trên màn hình sẽ thấy menu hiện ra lại, hoặc click nút Restore để trở lại cửa sổ bình thường.

5. Chia sẻ tài liệu cho người ngoài Google Docs

Google Docs chủ yếu dành cho những nhóm người hợp tác làm việc chung. Bạn thậm chí có thể cho những người không có tài khoản Google xem và chỉnh sửa document nữa cơ đấy!

Để chia sẻ một tập tin, nhấp vào biểu tượng ổ khóa cạnh đề mục của document ở góc trên bên trái cửa sổ. Một hộp thoại sẽ hiện ra, chọn Change. Trong hộp thoại mới, chọn "Public on the Web" hoặc "Anyone with the Link" đều được. Nếu bạn muốn người xem có quyền edit văn bản ngoài việc chỉ xem, bấm chọn "Allow Anyone to Edit". Cuối cùng bấm nút Save, copy và paste link để chia sẻ đến người nào bạn muốn.

6. Gắn ngôi sao cho nhiều file cùng lúc

Gắn một ngôi sao vào document là môt cách hữu dụng để làm nổi bật nó giữa một dãy những bài viết khác. Trên Docs homepage, bạn có thể thêm nhiều ngôi sao vào nhiều tập tin bằng cách chọn tập tin đó, nhấn và giữ phím Command hoặc Shift trong khi đang chọn tên File. Sau đó kéo tên File lên top của mục Starred trong list nằm phía trên bên trái giao diện.

7. Xem thông tin kỹ thuật của video

Tập tin dạng video cũng có thể được lưu trữ trong Google Docs. Chỉ cần click Upload, và chọn tập tin video cần lưu trữ. Click phải vào thumbnail preview của tập tin video trên Homepage và chọn Show Video Info để xem thông tin kỹ thuật chi tiết về tập tin, chẳng hạn như độ phân giải.

8. Xem các mẫu văn bản

Rất nhiều người không biết rằng bộ xử lý từ và công cụ bảng tính của Google cung cấp hàng trăm mẫu văn bản, bao gồm vài mẫu rất chi li dành cho công tác thuế và cho nhiều mục đích khác. Để xem được các mẫu, chọn Create New > From Template on the Docs homepage.

9. Tự động sửa lỗi chính tả

Nếu bạn thường xuyên gõ nhầm hoặc đánh vần sai các từ ngữ, chế độ tự động chỉnh sửa lỗi chính tả của Google Docs sẽ giúp bạn. Tính năng này hỗ trợ sửa lỗi chính tả ngay trong quá trình gõ.

Chọn Tools > Preferences, hiện ra một hộp thoại, gõ vào những từ mà bạn thường có xu hướng viết sai nhiều nhất vào ô trống Replace, sau đó nhập từ đúng vào ô trống With kế bên.

Ví dụ: Bạn thường gõ nhầm thành "teh", cho nên bạn sẽ gõ chữ "teh" (Sai) vào ô Replace và chữ "the" (đúng) vào ô "With".

10. Chèn hình ảnh vào tài liệu

Để chèn hình vào một văn bản, click và kéo hình từ thư mục trong ổ cứng trên máy vào thẳng cửa sổ trình duyệt.

11. Chỉnh sửa vị trí hình ảnh

Google Docs cho phép bạn tự do chỉnh sửa vị trí ảnh trong văn bản một cách tùy ý, tức là bạn kéo hình ảnh tới đâu thì chữ sẽ tự động canh lại, bao quanh chữ tới đó.
Mặc định thì trình xử lý từ của Google Docs chèn hình vào theo cách hình di chuyển với chữ, gọi là chế độ định vị Inline. Để chỉnh cho hình ảnh ở yên một chỗ và chữ bao xung quanh ảnh, bạn chọn bức ảnh cần chỉnh rồi bấm Fixed ở phía dưới (muốn di chuyển ảnh đi chỗ khác, chỉ cần kéo và thả).

12. Chèn link

Cách chèn link vào văn bản phổ biến nhất là chọn Insert > Link, hoặc bấm tổ hợp phím Command + K. Nhưng nếu bạn đang dùng Google Chrome, một cách chèn link khác nữa là click và kéo một shortcut từ thanh công cụ bookmark, hoặc từ bookmark menu vào ô "To What URL", ngay sau đó nó sẽ trở thành link.

Bạn có thể kéo link từ thanh công cụ bookmark hoặc menu bookmark vào thẳng văn bản luôn cũng được.

13. Dùng Bookmarks để mở liên kết tới những tài liệu có nội dung dài

Trong khi xử lý văn bản, bạn có thể định bookmark và tạo đường link dẫn thẳng tới bookmark đó. Ví dụ, có thể cách này sẽ hữu hiệu cho những trang có nhiều bảng nội dung.
Để chèn Bookmark, chọn Insert > Bookmark. Để tạo link cho bookmark, highlight từ hoặc cụm từ bạn muốn người ta click vào để chuyển đến bookmark, rồi bấm tổ hợp phím Command + K. Sau đó chọn nút Bookmark bên trái trong hộp thoại hiện ra, chọn bookmark nào bạn vừa tạo.

14. Dùng Google Docs để tạo trang web đơn giản

Nếu thấy ngán khi phải đối mặt với HTML và phần mềm thiết kế website, bạn có thể dùng bộ xử lý từ của Google để tạo một trang web thật đơn giản. Chèn hình bằng cách kéo thả vào cửa sổ trình duyệt, như đã nói ở trên, và chèn link bằng cách highlight chữ hoặc hình ảnh rồi bấm tổ hợp phím Command + K.

Sau khi đã tạo xong, click File > Download As > HTML (Zipped) để download dữ liệu. Thư mục nhận được sẽ chứa một tập tin HTML duy nhất, còn lại là các tập tin hỗ trợ. Đổi tên file HTML thành index.html, sau đó upload nó và những tập tin hỗ trợ lên trang web của bạn.

15. Nhiều định dạng đơn vị tiền tệ trong cùng một spreadsheet

Để chỉnh định dạng đơn vị tiền tệ cho spreadsheet, click File > Spreadsheet Settings, sau đó thay đổi Locale setting đến quốc gia thích hợp (Ví dụ: VND cho Việt Nam).

Bất kể bạn chọn Locale setting như thế nào, bạn cũng có thể đánh dấu cho vài ô hoặc một vùng nhiều ô được định dạng theo đơn vị tiền tệ khác, bằng cách highlight các ô đó, click nút More Formats trên thanh công cụ. Sau đó kéo xuống menu "More Currencies" xổ ra và chọn đơn vị tiền tệ bạn muốn.

16. Tô màu tự động cho các ô tính bằng cách đặt quy định

Bạn có thể tự động đổi màu của các ô tính dựa trên nội dung của chúng, bằng cách highlight các ô cần được tô màu, chọn Format > Change Colors with Rules. Trong hộp thoại hiện ra có một cái dropdown list, chọn tiêu chuẩn để một ô được tô màu, sau đó điền vào tiêu chuẩn lọc vào chỗ trống kế bên.

Ví dụ: Tô màu tất cả những ô có chứa tên “Melvin,” chọn Text Contains trong dropdown list, rồi gõ "Melvin" vào ô trống kế bên (ô này không phân biệt chữ viết thường hay hoa)

17. Thu thập dữ liệu spreadsheet bằng Form

Đôi lúc cần phải tham khảo ý kiến, thu thập thông tin từ các đồng nghiệp, khách hàng, hay nhiều cá nhân khác cho một số mục đích, bạn sẽ làm thế nào? Form cung cấp cách nhanh nhất để giải quyết nhu cầu này: những giao diện đơn giản ghi câu hỏi, để bạn có thể gửi đến mọi người hoặc đặt lên trang web của bạn.

Thao tác như sau: mở một spreadsheet mới, click Form menu, chọn Create a Form. Một cửa sổ sẽ hiện ra, bạn gõ câu hỏi thứ nhất vào ô trống Question Title. Bạn cũng có thể thêm lời giải thích cho câu hỏi trông ô Help Text nếu muốn (lời giải thích đó sẽ hiển thị bên trên câu hỏi trong form). Chỗ Question Type, chọn loại câu hỏi phù hợp - trắc nghiệm, văn bản thô, hay gì cũng ựược. Nếu bạn muốn nhận được nhiều thông tin từ câu trả lời của người khác, nên chọn Text.

Gõ vào một câu hỏi khác, rê chuột đến Sample Question 2 và click vào biểu tượng bút chì, sau đó cứ tiếp tục lặp lại các thao tác trên. Muốn thêm câu hỏi, chọn Add Item ở phía trên bên trái cửa sổ.

Sau khi đã hoàn tất các câu hỏi, email form này đến những người bạn đã dự định sẽ gửi đến bằng nút Email This Form. Ngoài ra, bạn cũng có thể mở dropdownlist "More Actions" và chọn Embed để lấy đoạn code HTML dán vào trang web.

Bất kì dữ liệu nào người ta điền vào form của bạn sẽ được xuất hiện ở trên đầu spreadsheet. Bạn có thể quản lí hoặc xóa các form đã tạo bằng cách sử dụng Form menu trong spreadsheet.

18. Google Docs previews trong Gmail

Để thấy preview (trong cửa sổ Gmail) của một link Google Docs mà bạn nhận được qua email, cần kích hoạt add-on "Google Docs Previews in Mail" trong Google Labs (chọn Settings > Labs). Sau khi đã tìm ra add-on "Google Docs Previews in Mail", chọn Enable, sau đó click Save Settings.

19. Tạo bản vẽ trong các bài thuyết trình

Khi làm một bài thuyết trình, bạn không cần phải chuyển sang một chương trình vẽ riêng biệt để phác thảo ý tưởng. Thay vào đó, click Insert > Drawing. Các lệnh này sẽ mở một giao diện bản vẽ trong một cửa sổ nổi.
Sau khi dùng xong, chọn Save rồi Close để chèn bản vẽ vào bài thuyết trình, sau đó chỉnh lại kích thước hay vị trí tùy ý.

20. Lưu bản vẽ có thể mở rộng

Nếu bạn tạo một bản vẽ trên Google Docs rồi muốn download nó về để dùng, nhớ lưu tập tin ở dạng SVG (File > Download As). Làm thế sẽ tạo nên một tập tin có khả năng mở rộng - một bản vẽ có thể được sửa đổi kích thước bất kì lúc nào mà không làm xấu đi chất lượng của nó, chứ không như các tập tin ở dạng JPEG và PNG.

Google Docs: luôn luôn cải thiện

Google Docs tiếp tục cải thiện mỗi tháng khi có tính năng mới xuất hiện. Một cách hay để theo dõi những tính năng mới được thêm vào đó là theo dõi Google Docs Blog, do đội ngũ phát triển Docs viết.

Ngoài ra, đứng ngại bấm lung tung trong Google Docs để tìm hiểu thêm những tính năng khác mà có thể bạn chưa biết, và cũng nên dành thời gian lướt qua diễn đàn của Google Docs, nơi các users viết về những thứ hay mà họ đã khám phá ra được.

Chúng tôi có bỏ lỡ thủ thuật quan trọng nào không nhỉ?

[Nguồn: www.macworld.com]