Lưu trữ và quản lý dữ liệu trực tuyến

Việc chia sẻ hoặc sử dụng tập tin ở nhiều thiết bị, nhiều nơi từng là một việc khá khó khăn. Việc mà ta thường làm đó là đính kèm tập tin và tự gửi email cho chính mình. Kể từ khi điện toán đám mây xuất hiện, nó đã làm thay đổi cách làm việc của rất nhiều người. Sau đây là những dịch vụ lưu trữ trực tuyến và công cụ hữu ích để bạn đọc tham khảo.

[Extension] Cloud Save

Extension Cloud Save sẽ tích hợp vào menu chuột phải của Google Chrome dòng lệnh cho phép người dùng tải ảnh hay file nhúng sau liên kết trực tiếp, lên một trong tám dịch vụ chia sẻ thông dụng.

Nếu muốn lưu trữ hình ảnh ưa thích hay file định dạng khác vừa tìm thấy khi duyệt web với Google Chrome, trên một trong tám dịch vụ Google Docs, DropBox, Flickr, Box.net, Picasa, Min.us, Droplr, Posterous hay Twitpic, bạn không phải mất công tải file về máy rồi tải lên lại dịch vụ tương ứng như thường làm, mà có thể tải trực tiếp thông qua dòng lệnh của Cloud Save trên trên menu chuột phải. Tất nhiên, bạn chỉ có thể upload định dạng file được dịch vụ tương ứng hỗ trợ.

Khi có nhu cầu tải ảnh hay file định dạng khác lên một trong tám dịch vụ nêu trên, bạn chỉ việc bấm phải chuột vào ảnh hoặc liên kết chứa file trên trang web đang mở, chọn lệnh Cloud Save rồi chọn tên dịch vụ tương ứng.

Ngay sau đó, trang web liên kết đến dịch vụ tương ứng sẽ mở ra trên thẻ mới. Bạn cần đăng nhập tài khoản của dịch vụ này, rồi bấm nút xác nhận việc kết nối Cloud Save (hay ứng dụng drap2up) với tài khoản của dịch vụ.

Từ lần sau, bạn không cần thực hiện lại thao tác này nữa. Quá trình upload file sẽ diễn ra sau khi bạn xác nhận.

Syncdocs

Syncdocs sẽ giúp bạn biến 1GB lưu trữ trực tuyến từ tài khoản Google Docs thành "ổ cứng trên mây", cho phép nhiều người dùng có thể cùng mở tập tin và đồng bộ nó trên nhiều máy tính hoặc điện thoại thông minh mà không cần máy phải cài đặt Microsoft Office. Bạn có thể thực hiện thay đổi khi offline, các tập tin sẽ tự động được đồng bộ hóa khi có kết nối internet trở lại.

Điều tuyệt vời ở Syncdocs là nó rất dễ sử dụng, một khi đã cài đặt trên máy tính, bạn sẽ không phải lo ngại gì về nó nữa. Phần mềm này hoạt động trong background, ngay lập tức chuyển những thay đổi người dùng tạo trên hệ thống lên Google Docs và ngược lại. Bạn thậm chí còn có thể làm việc trong thời gian thực với những người dùng Google Docs khác khi làm việc với phần mềm xử lý văn bản.

Đầu tiên, bạn cần tải gói cài đặt chương trình về theo đường dẫn trên và tiến hành cài đặt. Quá trình cài đặt gần xong, hộp thoại Link to your Google account hiển thị, bạn nhập Username và Password của tài khoản Google vào đây. Nếu chưa có thì chọn Click here to sign up để đăng kí sử dụng các dịch vụ của Google. Tiếp tục nhấn Next để chương trình kiểm tra tính xác thực của tài khoản này.

Syncdocs có khả năng đồng bộ bất kì loại file nào, người dùng chỉ ần nói cho nó biết nên theo dõi folder nào (chỉ một, nhưng bạn có thể cho vào một folder các file và thư mục con mình muốn), và bất kì thứ gì được thêm hay thay đổi sẽ tự động cập nhật lên đám mây. Syncdocs có thể giữ 250 file được đồng bộ miễn phí. Nếu muốn có thêm, bạn sẽ phải trả $20 mỗi năm.

Gmail Offline

Gmail Offline sau một thời gian cho phép dùng thử đã chính thức hoạt động, gắn liền với hộp thư Gmail và được đánh giá là sáng tạo của Google. Gmail Offline là tiện ích mở rộng dành cho trình duyệt Chrome. Khi được cài đặt, bạn khởi động nó một lần và người dùng đã có thể đọc message, quản lý hòm thư và tạo email mới mà không cần kết nối Internet. Nói chung, bạn đã có thể xử lý tất cả mọi thứ liên quan đến các Gmail, chỉ trừ việc nhận và gửi email ra ngoài. Nguyên lý hoạt động của ứng dụng này như sau: tất cả các email mà boạn soạn thảo sẽ được lưu trong thư mục Drafts và sẽ tự động được gửi đi ngay khi bạn truy cập vào Internet; việc nhận email mới cũng sẽ được thực hiện một cách tương tự.

Để sử dụng Gmail Offline, bạn có thể tải về, cài đặt và sử dụng ngay. Chỉ cần mở một thanh cửa sổ mới khi bạn truy cập vào Gmail, sau đó nhấp chuột vào biểu tượng “Offline Google Mail” trong “Apps.”, bạn đã có thể kích hoạt được công cụ Gmail ngoại tuyến.

Theo đại diện của Google, Offline Gmail có thể chạy tốt trên cả máy tính cá nhân (PC), máy Mac và cả máy tính bảng.

Gladinet

Gladinet là một ứng dụng, nó sẽ biến các ổ đĩa trực tuyến thành một ổ đĩa trong My Computer để thuận tiện cho người sử dụng.
 

“Ổ đĩa trực tuyến” ở đây có thể là các dịch vụ lưu trữ như : Box.net, Windows Sky Drive, Google Docs, Google Picasa một ổ đĩa trong mạng cục bộ, hoặc Amazon Cloud Drive. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Gladinet để tạo một ổ đĩa ftp… Phiên bản miễn phí cho phép người dùng thiết lập bất kì dịch vụ nào mà không bị giới hạn, hoàn thành bằng chức năng kéo và thả cùng những tính năng khác. Dữ liệu bạn chép vào ổ đĩa này sẽ được upload lên dịch vụ lưu trữ và ngược lại, khi bạn xóa file hay làm bất kỳ thao tác nào trên ổ đĩa này, dữ liệu sẽ được cập nhật lên dịch vụ mà bạn đang sử dụng.

Nếu muốn thực hiện nhiều chức năng cao cấp, ví như sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây để đồng bộ một folder giữa nhiều máy tính, bạn sẽ phải nâng cấp lên phiên bản Professional của Gladinet.

Chrome Remote Desktop

Nhắc đếu việc điều khiển máy tính từ xa qua mạng internet là chúng ta nghĩ ngay tới TeamViewer, một phần mềm miễn phí rất tuyệt vời. Để có thể truy cập vào máy tính khác yêu cầu máy tính chủ và máy đích đều phải cài đặt phần mềm này kèm theo ID cùng password. Nhưng nay bạn cũng có thể thực hiện được điều đó một cách nhanh chóng, thuận tiện thông qua 1 extension cho trình duyệt sẵn có Chrome mà bạn đang dùng mang tên: Chrome Remote Desktop BETA.

Để sử dụng bạn chỉ cần tiến hành cài đặt extension Chrome Remote Desktop BETA cho trình duyệt Google Chrome. Sau khi cài đặt xong bạn truy cập vào tab Ứng dụng của trình duyệt để khởi động ứng dụng. Trong lần sử dụng đầu tiên bạn phải cấp các quyền truy cập mở rộng cho máy tính của bạn. Chrome Remote Desktop hiện nay yêu cầu người dùng chấp nhận khởi tạo một phiên làm việc mới ở cả 2 bên. Như vậy, nó được sử dụng chủ yếu khi muốn giúp ai đó sửa máy tính, giải quyết lỗi - một trong những công việc các chuyên gia IT vẫn thường làm.

Dropbox

Dropbox là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất hiện nay. Thậm chí một số trường Đại học đã dùng Dropbox để sinh viên áp dụng vào việc học của mình. Điểm mạnh của Dropbox đó là bạn sẽ có được 2GB miễn phí khi vừa đăng kí và thêm khoảng 1-2GB nữa cho những hoạt động cài đặt ứng dụng lên thiết bị, mời bạn bè hay đăng ký qua đường dẫn của bạn. Việc mời bạn bè có thể cung cấp thêm cho bạn 250MB mỗi người dùng đăng kí thông qua liên kết mà bạn chia sẻ.

Dropbox có ứng dụng cho Windows, Mac, Linux, iOS, Android, BlackBerry OS, tức hầu hết các hệ điều hành phổ biến hiện nay nên việc đồng bộ tập tin cực kì đơn giản. Đặc biệt với người dùng Windows và Mac, việc đồng bộ gần như hoàn toàn tự động, bạn chỉ cần sao chép tập tin vào thư mục Dropbox trên máy là xong. Người dùng điện thoại HTC nếu đăng nhập Dropbox lại có thêm 3GB miễn phí nữa. Có thể dùng trực tiếp ứng dụng Dropbox để chia sẻ liên kết cho bạn bè.

SugarSync
 

SugarSync là một dịch vụ "tất cả trong một" (all-in-one) hỗ trợ sao lưu và đồng bộ tập tin thời gian thực, sao lưu tự động và truy cập các tập tin ở bất kỳ đâu, dữ liệu, nhạc và hình ảnh của bạn.

SugarSync là đối thủ trực tiếp với Dropbox. SugarSync thậm chí nổi trội hơn rất nhiều so với Dropbox ở khả năng đồng bộ bất kì thư mục nào trên máy cũng như hỗ trợ cho nền tảng Windows Mobile và Symbian. Bạn cũng có thể gửi mail đến một địa chỉ xác định với tập tin đính kèm là tập tin cần đồng bộ, trong khi đó Dropbox phải qua một số bước cấu hình phức tạp mới làm được điều này. Một số tập tin đơn giản như file văn bản có thể được chỉnh sửa thông qua ứng dụng nền web của SugarSync. Ngoài ra, SugarSync còn được yêu thích bởi khả năng truyền nhạc trực tuyến đến các thiết bị chạy Android, iOS và BlackBerry, biến tài khoản của bạn thành một "máy phát nhạc" rất tiện lợi. Người dùng cũng có thể đặt mật khẩu cho từng tập tin riêng biệt để bảo vệ chúng nữa.

Tuy nhiên bên cạnh đó SugarSync còn có 1 nhược điểm là một khi thư mục file đã được đồng bộ nếu bị xóa từ 1 thiết bị (kể cả từ web) thì tất cả các thiết bị được đồng bộ khác cũng sẽ bị xóa luôn. Điều này rất nguy hiểm nếu như tài khoản Sugarsync của bạn rơi vào tay người khác hoặc thiết bị của bạn bị mất cắp và người đánh cắp biết được sẽ xóa đi dữ liệu thì bạn sẽ không thể khôi phục lại được.

[tổng hợp]