Kinh nghiệm quản lý 12.500 iPad trong doanh nghiệp

Trong khi nhiều người cho rằng iPad chỉ phù hợp dùng trên giường ngủ, lãnh đạo hãng SAP đã quyết định dùng nó trong công việc. Hiện nay tại SAP có tới 12.500 chiếc iPad hoạt động một cách chính thức.

iPad là thiết bị có độ phổ cập cao, nhưng tại nhiều doanh nghiệp, nó vẫn chỉ được dùng cho những mục đích đơn giản như trình chiếu là chính và thường được sử dụng một cách không chính tắc bởi các nhân viên.

SAP không như vậy. Gã khổng lồ trong lĩnh vực phần mềm ERP đánh giá cao thiết bị này và hiện đang có tới 12.500 chiếc iPad tham gia vào hoạt động hàng ngày. Số lượng iPad khổng lồ này tính cả những máy được công ty trang bị và máy nhân viên mang tới. Quản lý chúng một cách an toàn và hiệu quả là thách thức lớn cho mọi doanh nghiệp.

Giám đốc phụ trách công nghệ thông tin (CIO) của SAP, ông Oliver Bussman cho biết công ty ông đánh giá rất cao iPad trong các công nghệ di động và để ứng dụng chúng, lãnh đạo doanh nghiệp cần có tư tưởng tương đối khoáng đạt và cần những chính sách mềm dẻo trong việc tiếp cận công nghệ mới. SAP coi đây là một trong những bước hòa nhập quan trọng với công nghệ hậu-PC. Công ty này sử dụng một chính sách riêng đối với việc quản lý thiết bị di động (MDM) để đảm bảo việc bảo mật hệ thống trên các thiết bị cũng như sử dụng chúng sao cho hiệu quả.

Quay trở lại thời điểm tháng 2 năm ngoái, khi mà Apple mới chỉ giới thiệu sản phẩm "bom tấn" của hãng này, chủ tịch SAP Hasso Plattner đã nói với giám đốc điều hành Bussmann rằng iPad sẽ là một thành tố quan trọng trong công việc kinh doanh và ông muốn SAP phải là doanh nghiệp đầu tiên sử dụng và ủng hộ thiết bị này. Lúc ấy, gần như chưa có ai có cơ hội chạm vào một chiếc iPad thực sự, do vậy phản ứng của các bộ phận liên quan có phần hơi sốc và hoài nghi, nhất là từ phía bộ phận kỹ thuật của doanh nghiệp. Họ cho rằng những gì tốt nhất của thiết bị Apple này chỉ phù hợp phục vụ giải trí, xem video và lướt web trên sofa hay giường ngủ hơn là một thiết bị phục vụ kinh doanh.

Một nhược điểm cần quan tâm khác về phía người dùng doanh nghiệp là Apple chưa đưa các yếu tố quản lý và bảo mật di động vào hệ điều hành iOS, điều này chỉ thay đổi cho tới tận thời điểm iOS 4 ra mắt vào tháng 7 năm 2010. Hiện nay, Bussmann ước tính có đến một nửa số lượng iPad bán ra được sử dụng vào các mục đích kinh doanh. Ông nhắc lại rằng tại thời điểm khởi đầu ấy, đưa iPad vào sử dụng trong doanh nghiệp là một khuynh hướng khá là lạ lẫm, ngay cả Apple cũng không kỳ vọng vào điều đó.

Mở tư duy cho iPad vào

Khi đã có ý quan tâm tới iPad, SAP bắt đầu cân nhắc các khả năng ứng dụng thiết bị này trong doanh nghiệp như thế nào, xem xét việc chạy các ứng dụng ERP đặc thù của SAP song song với việc thay thế dần máy tính truyền thống. Lúc đó, nhiều nhân viên tự mua máy tính bảng và mang tới sử dụng trong công ty một cách không chính thức.

SAP không cố gắng xác định ngay tỷ lệ hoàn vốn đầu tư của iPad, nhưng như Bussmann nói, họ tin rằng việc thử nghiệm dùng iPad trong nhiều lĩnh vực sẽ giúp tìm hiểu được thiết bị này phát huy tác dụng tốt nhất ở chỗ nào. Qua đó, bộ phận IT cũng có kinh nghiệm trong việc quản lý và nhận biết các vấn đề liên quan tới bảo mật. Ông chắc chắn một điều rằng nhân viên sẽ làm việc được trên iPad, do vậy tại sao không làm quen và thích nghi với việc ấy thay vì cố gắng hạn chế chúng. Nguyên tắc là không nên cản trở người dùng mà phải hỗ trợ cho họ.

Ngày nay, SAP có tới hơn 12.500 chiếc iPad được sử dụng tại mọi bộ phận. Bussmann lưu ý rằng chiếc iPad đã thực sự thay thế máy tính xách tay của nhiều nhân viên trong công ty, mặc dù ông tin rằng còn vài năm nữa máy tính bảng mới thay thế hoàn toàn được máy tính xách tay.

iPad làm thay đổi nhu cầu CNTT trong doanh nghiệp

Bussmann nhận thấy yêu cầu của người dùng về trải nghiệm cũng như về thiết bị mà họ trải nghiệm đang thay đổi rất nhanh chóng. Điều này đặt ra thách thức rất lớn cho các nhà phát triển, nhất là các nhà lập trình trong lĩnh vực CNTT vốn luôn phải đối mặt với các nỗi lo lắng liên quan tới trải nghiệm người dùng.

Nó phức tạp ở chỗ cần phải đưa ra được những phương thức nhanh hơn song phải đảm bảo không gây trục trặc cho nền tảng sẵn có. Những kết quả nghiên cứu khách hàng do SAP tiến hành cho thấy các yêu cầu về trải nghiệm người dùng ngày càng được đánh giá cao hơn cả trong khối doanh nghiệp lẫn người dùng cuối. Do đó cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng khi đầu tư vào việc thỏa mãn cả nhu cầu của cả 2 khối này. Tuy vậy Bussmann không cần phải quá quan tâm tới việc người dùng sẽ dùng chúng như thế nào mà ông chuyển sang quan tâm tới các ứng dụng di động có trên thị trường nhằm có thể đáp ứng được yêu cầu.

Quan điểm của Bussmann là thị trường thiết bị di động cũng sẽ phát triển qua những gì đã và đang diễn ra đối với PC. Ông nhận thấy người dùng có khuynh hướng thích làm việc trên iPad hơn là máy tính truyền thống. Người dùng sử dụng đến máy tính truyền thống khi họ có nhu cầu thực hiện các tác vụ nặng, trong khi máy tính bảng được dùng khi cần đến những phân tích chớp nhoáng. Ông tiến hành so sánh lưu lượng e-mail trên máy để bàn với chiếc điện thoại di động BlackBerry và rất kinh ngạc khi thấy rằng thiết bị cầm tay có lưu lượng lớn hơn hẳn. Bussmann tin rằng khi có các ứng dụng phù hợp thì doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi nhiều hơn nữa trong việc sử dụng máy tính bảng.

Quản lý dựa trên niềm tin

Khi các công cụ quản lý thiết bị di động trở nên phổ biến hơn, SAP đã chọn ra công cụ thích hợp để quản lý một cách chính thức cho doanh nghiệp mình. SAP không lựa chọn các công nghệ tương tự như Data Loss Prevention (DLP - công nghệ phòng chống thất thoát dữ liệu) trong quá trình trao đổi thông tin xuất nhập giữa thiết bị di động và máy tính.

Bussmann tin rằng quản lý theo kiểu công nghệ bản quyền số (DRM) sẽ thích hợp hơn. Các phương pháp như DLP yêu cầu xác định những gì là bí mật một cách quá gấp, đồng nghĩa với khả năng nhận biết sai cao. Thêm vào đó, những sự xác thực sai có thể làm phiền nhân viên khi họ đang làm việc.

Hiện giờ DRM vẫn chưa thực sự hoạt động trơn tru trên nhiều loại thiết bị và các hệ điều hành khác nhau. Song Bussmann hy vọng Windows 8 và các phiên bản mới của iOS sẽ cải thiện được vấn đề này. Hiện giờ, phiên bản mới nhất dành cho thiết bị động của Apple - iOS 5 đã hỗ trợ S/MIME, một chuẩn cho việc mã hóa e-mail.

Nguyên tắc mà SAP áp dụng cho việc quản lý sử dụng iPad và các thiết bị di động khác trong công ty chủ yếu dựa trên sự tin tưởng. SAP không hề cấm cản người dùng sử dụng các thiết bị này thực hiện các tác vụ có thể bị cấm ở các công ty khác vì cho rằng điều này sẽ làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên. SAP nhận thức được rằng nếu ngăn cấm ráo riết, người dùng sẽ tìm cách “lách” để thực hiện các hành vi đó. Hệ lụy của nó là rất khó lường khi người dùng chọn phải những phương thức (thường là) không đảm bảo an ninh. Sâu xa hơn nữa, việc cấm cản này sẽ tạo ra một văn hóa nghi kỵ giữa nhân viên và doanh nghiệp và tiềm ẩn những rủi ro về sau.

Để đạt được mục tiêu quản lý việc sử dụng iPad trong doanh nghiệp mà người dùng vẫn cảm thấy thoải mái khi sử dụng, Bussmann đã xây dựng một công cụ phân tích và dự đoán dựa trên các hành vi sử dụng của người dùng để đưa ra các tiêu chí về sự tin cậy. Người dùng nào có độ đáp ứng càng cao các tiêu chí này thì sẽ truy cập được nhiều vùng dữ liệu hơn. Ông tin tưởng rằng SAP sẽ quản lý hữu hiệu các thiết bị di động với việc tinh chỉnh các tiêu chí này. Ông cũng lưu ý rằng các quốc gia và vùng lãnh thổ có những quy định riêng về quyền của người dùng khi sử dụng thiết bị di động cá nhân trong doanh nghiệp nên biện pháp bảo mật tốt hơn hết là tập trung vào các dữ liệu cần quản lý.

Do DRM hiện chưa thể là một lựa chọn hoàn chỉnh cho lĩnh vực di dộng, Bussmann sử dụng các công nghệ khác trong việc đảm bảo dữ liệu truy cập được an toàn. Ví dụ: các ứng dụng web và ứng dụng di động khi truy cập vào các dữ liệu nội bộ của SAP thường lưu dữ liệu tại máy chủ chứ không thực sự lưu vào thiết bị. Trong trường hợp cần dữ liệu để xử lý offline, SAP tận dụng khả năng truy cập từ xa của iOS để tạo ra các gói dữ liệu bảo mật có khả năng xóa được từ xa hoặc sẽ tự động xóa khỏi thiết bị sau khi đóng ứng dụng.

Tóm lại việc sử dụng và quản lý thiết bị di động trong doanh nghiệp cần sự thông thoáng trong quan điểm của người đứng đầu bộ phận kỹ thuật. Nó cũng cần tới sự khéo léo tế nhị trong công tác giám sát để người dùng sử dụng thấy thoải mái mà vẫn đảm bảo an toàn cho dữ liệu công ty. Điều này thực hiện không dễ song rất đáng quan tâm vì sự phổ biến của thiết bị di động ngày một nhiều, cấu hình ngày một cao và chắc chắn nó là một công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả và tiện dụng cho nhân viên.

[Nguồn: Infoworld]