8 bước cơ bản để triển khai dự án ERP - Enterprise Resource Planning

Dự án ERP có sự tham gia của rất nhiều thành viên trong doanh nghiệp, công sức & tiền của bỏ ra cho dự án rất nhiều với mong muốn của lãnh đạo doanh nghiệp là quản lý tốt hơn, cắt giảm chi phí và đưa doanh nghiệp phát triển đi lên. Nhưng việc triển khai ERP thất bại, hoặc không mang lại kết quả nhưng mong muốn của lãnh đạo doanh nghiệp, và ngay cả với người dùng là có thật, và các Project Manager của dự cần phải cân nhắc rất nhiều để có được cách tiếp cận triển khai cho doanh nghiệp của mình, phù hợp với văn hoá và cách thức quản trị của doanh nghiệp hiên tại.

Các bước sau đây sẽ giúp bạn triển khai thành công dự án ERP

Hệ thống giải pháp ERP (phần mềm quản trị doanh nghiệp) đã không còn lạ lẫm gì với các doanh nghiệp Việt trong những năm gần đây. Những để hiểu cặn kẽ “dự án erp là gì?” và các bước triển khai sự án hệ thống ERP để thành công thì còn là câu hỏi khó với nhiều doanh nghiệp Việt.

Hệ thống giải pháp ERP

Xác định vai trò của các bên tham gia khi triển khai ERP

Trước khi triển khai ERP, cả hai bên khách hàng và nhà triển khai cần thống nhất lập ra ban quản lý dự án bao gồm lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp như phó giám đốc và nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng ban. Ban quản lý này sẽ có nhiệm vụ thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP, đưa ra các đề xuất cho hệ thống với các mục tiêu cụ thể kèm theo thời gian hoàn thành.

Tiếp theo, cần có các nhân sự khi triển khai ERP như dưới đây. Cụ thể:

* Về phía khách hàng:

  • Cần một quản lý dự án triển khai ERP. Người này sẽ báo cáo trực tiếp cho ban quản lý và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án.

* Yêu cầu với người quản lý:

  • Đây là cán bộ có hiểu biết về quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho tổ dự án khi cần thiết.
  • Nhiệm vụ của người này là thiết lập các trao đổi, điều động nguồn lực ngân sách dự án, theo dõi tiến độ triển khai ERP.

* Về phía nhà triển khai:

  • Người tư vấn quản lý rất cần thiết trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý sẽ giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp.
  • Người tư vấn hệ thống là chuyên gia về phần mềm ERP sẽ triển khai cho khách hàng. Người tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng.
  • Tư vấn hệ thống là người tiến hành phần lớn công việc trong quá trình triển khai ERP. Đối tác chính của tư vấn quản lý là trưởng các bộ phận nghiệp vụ và những người dùng thử nghiệm.
  • Tư vấn kỹ thuật với trách nhiệm của tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của doanh nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo cơ sở hạ tầng (phần cứng, cấu trúc mạng nội bộ,…) để hệ thống mới có thể chạy được.
  • Nhiệm vụ của tư vấn kỹ thuật là giải quyết các vấn đề chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống, cài đặt phần mềm và đảm bảo cho các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng,… của hệ thống mới hoạt động nhịp nhàng.
  • Nhiệm vụ của tư vấn triển khai ERP là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua người quản lý dự án (phía khách hàng). Trong quá trình triển khai ERP, người tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đề ra.
  • Bên triển khai ERP cần người giữ vai trò tư vấn chính, phụ trách triển khai dự án, và các nhà tư vấn khác: tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật.

* Người dùng thử nghiệm:

  • Là những người dùng chính được các phòng, ban phía khách hàng chọn ra làm việc với nhà triển khai.
  • Người dùng này sẽ theo sát các tư vấn triển khai ERP trong suốt thời gian triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào.
  • Người này sẽ dùng thử nghiệm hệ thống trước khi mở rộng triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Đây là người được nhà triển khai ERP đào tạo sâu về sử dụng hệ thống. Sau khi kết thúc quá trình triển khai ERP, người dùng này sẽ là người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chỉ định người dùng cần cân nhắc các yếu tố như chọn người có năng lực, %  thời gian họ dành cho dự án. 

* Phụ trách chất lượng:

  • Người quản lý chất lượng thường là người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Vai trò chính của người này là đảm bảo khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án.

1. Dự án ERP là gì?

Tại Việt Nam khái niệm hệ thống ERP được hiểu linh động hơn khái niệm ERP chuẩn quốc tế để phù hợp với tình hình, yêu cầu và nhu cầu của các doanh nghiệp.

Từ thực tế đó là sinh ra khái niệm ERP-VN. Hệ thống hay giải pháp ERP-VN có thể được hiểu là một hệ thống phần mềm hay giải pháp phần mềm trợ giúp doanh nghiệp trong hoạt động điều hành và tác nghiệp.

Hệ thống ERP-VN có thể kết nối nhiều bộ phận trong doanh nghiệp thành một hệ thống, hoạch định và quản lý tài nguyên, cung cấp thông tin tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp để hỗ trợ các bộ phận chuyên môn thực hiện công việc hay ra quyết định của lãnh đạo.

Dự án ERP là dự án triển khai hệ thống Phần mềm quản trị tổng thể nguồn lực (ERP) cho doanh nghiệp Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai thành công dự án ERP hay ERP-VN, gọi chung là ERP.

Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ trước khi thực hiện tránh lãng phí thời gian, tốn kém tiền của, kìm hãm tốc độ phát triển doanh nghiệp. Dưới đây là các bước triển khai dự án ERP cơ bản nhất. 

2. Quy trình Các bước triển khai dự án erp

2.1.  Chuẩn bị dự án ERP

Trước khi bắt tay vào triển khai dự án, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và cụ thể mục tiêu cần đạt được sau khi triển khai dự án này là gì? Xác định mục tiêu luôn là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng.

Doanh nghiệp sẽ phải luôn bám sát mục tiêu đó trong quá trình thực hiện. Việc xác định mục tiêu cũng là căn cứ quan trọng để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.

Một đối tác cung cấp giải pháp hệ thống ERP chuyên nghiệp sẽ có những tư vấn tốt cho bạn về quy trình tổng thể, các bài toán nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp cũng thường yêu cầu nhà cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều hơn một phương án để lựa chọn. Thêm vào đó, trong bước chuẩn bị này, các doanh nghiệp cũng chuẩn bị về mặt tinh thần, đặc biệt là tạo sự tin tưởng, thiện chí làm việc với nhà cung cấp để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi.

2.2 Lập kế hoạch thực hiện dự án ERP

Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai dự án này thực sự mới là sự khởi đầu của dự án. Xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp nên bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó.

Doanh nghiệp nên dành thời gian trong giai đoạn này để thảo luận về mô hình quá trình ban đầu và giả thiết nhiều tình huống sử dụng hệ thống ERP. Vào cuối giai đoạn, doanh nghiệp nên có trong tay một kế hoạch dự án cụ thể về hành động mà tất cả các bên đều đồng ý.

2.3. Phân tích dự án ERP

Giai đoạn này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên bên mình biết những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP.  Nhân viên là người thực sự hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động và nhu cầu họ cần từ một hệ thống ERP.

Vì thế, nhân viên sẽ là người đưa ra được những yêu cầu về thiết kế phần mềm ERP để phục vụ tốt công việc của họ. Vào cuối giai đoạn này, bạn nên chắc chắn đã được trải nghiệm cơ bản mô hình chức năng quá trình kinh doanh, dự toán, và một danh mục trường hợp sử dụng thực hiện đến bước cuối.

2.4. Thực hiên dự án ERP

Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định ngay bước 1.

Tất cả các báo cáo và tuỳ biến nên được thử nghiệm và hoạt động tốt. Đánh giá hệ thống ERP bằng cách sử dụng các tình huống khác nhau và thực hiện tương tác chức năng. Tất cả các thư viện, hệ thống phần mềm ERP trong giai đoạn này sẽ được thực hiện.

2.5. Xác nhận dự dán ERP

Bạn nên có một hệ thống ERP đầy đủ chức năng mới. Bạn cần phải có một thiết lập hệ thống thí điểm và báo cáo kết quả, công việc, và sử dụng tùy chỉnh tất cả các chức năng.

Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối – là nhân viên. Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống ERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai.

2.6. Triển khai hệ thống ERP

Tất cả mọi thứ đã được xây dựng đều hướng tới giai đoạn cuối cùng này. Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.

Hãy chắc chắn rằng những người thực hiện triển khai dự án ERP của doanh nghiệp đang tham gia vào quá trình đó để mọi thứ hoạt động trơn tru. Hệ thống của doanh nghiệp đã được cài đặt vận hành đầy đủ. Tại thời điểm này, doanh nghiệp có thể quyết định đào tạo liên tục cho nhân viên giúp duy trì hệ thống. Doanh nghiệp nên phản hồi chia sẻ những thông tin với đơn vị cung cấp đảm hệ thống vận hành tốt theo thời gian

Để có một dự án ERP thành công, không chỉ cứ thực hiện đúng và đủ các bước trong quy trình triển khai dự án này là đủ, mà việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là điều vô cùng quan trọng. BRAVO là một trong những nhà cung cấp hệ thống ERP hàng đầu Việt Nam.